SOFTWARE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO e WORK FLOW DOCUMENTALE

Il Sistema gestisce e mantiene tutte le innovazioni contenute nel DPR 445/2000 e recepisce i regolamenti e le raccomandazioni emanate dall'A.I.P.A.(attuale CNIPA), le direttive del MIT e MIBAC..

La consultazione ed il collegamento con gli Enti o le Società con sedi distaccate potrà avvenire via Internet o Intranet.Sviluppato integralmente con tecnologie e piattaforme di programmazione PHP e JAVA, integra Data Bases di ultima generazione come : Mysql o Jasmine.

Data Bases molto sicuri, polivalenti e polifunzionali. Possono operare indipendentemete sia su sistema Client/Server, sia su sistema Web, in Intranet o Internet.

Il sistema può operare, sia su Web Server Apache sia su Microsoft Internet Information Server.Puo' essere sviluppato anche in base ad esigenze ed utilità specifiche del cliente. Anche nella configurazione Client/Server, utilizza i Data Bases MYSQL o Jasmine, mantenendo intatta tutta l'affidabilità, la portabilità, la flessibilità e la sicurezza del sistema. Gestisce il Work FLow, e l'Iter documentale.

Puo' essere corredato di gestione per la Firma Digitale (con fornitura OCX e Certificato da parte del cliente), oppure di Firma Autografa.

Integra un sistema di Posta Elettronica, sia per la ricezione che per le spedizioni dei documenti in formato immagine, con collegamento ad una qualsiasi "Rubrica" di posta elettronica, come per esempio quella di "Outlook".

La protezione è integrale, grazie ai Data Bases utilizzati, alla criptazione, alla segnatura e l'impronta del documento archiviato.La visualizzazione del documento in Internet, Intranet e Client/Server può avvenire tramite immagine PDF o Tiff.

L'applicazione lavora in rete NT, su sistemi operativi Windows 95/98/2000/XP e via Web.

Gestisce il "Protocollo Informatico" dei documenti in Entrata e Uscita, e qualsiasi altra tipologia di documenti (Es. una rassegna stampa, oppure le fatture clienti).

La distribuzione dei documenti, all'interno negli uffici o all'esterno avviene tramite invio di E-Mail. La ricerca e consultazione, mantiene la traccia dell'Iter dei documenti, e dei tempi di lettura ed evasione degli stessi.

E' previsto lo scadenzario del singolo utente e generale di tutti gli utenti. Il sistema prevede inoltre una messaggistica on line per l'invio o reindirizzamento di un qualsiasi documento, con richieste specifiche e note varie, inerenti alle procedure da attivare per l'espletamento dell'iter dello stesso. L'applicazione lavora con accessi a diversi livelli.
I principali in ogni caso sono quattro: Supervisor, Utente Scansione, Direzione, Utente Consultazione.

Le funzionalità del software possono essere personalizzate in base alle esigenze del cliente.

Nucleo Minimo Protocollo - Funzioni

1. Gestione Login e Password (criptata)
2. Tabella Utenti: definisce gli utenti con accesso al sistema e il loro livello di accesso
3. Tabella Mittenti: definisce i mittenti dei documenti
4. Tabella Destinatari: definisce i destinatari dei documenti
5. Tabella Tipi Documenti: definisce i parametri per tipologia di documento
6. Tabella Titolario per la classificazione dei documenti
7. Tabella Oggetti immodificabili
8. Protocollo documenti in entrata e documenti in uscita
9. Archiviazione documenti non soggetti a protocollo
10. Generazione automatica del numero di protocollo progressivo, costituito da almeno sette cifre numeriche e rinnovata ogni anno solare, sua registrazione in forma non modificabile
11. Generazione automatica della data di registrazione di protocollo e sua registrazione in forma non modificabile
12. Fascicolazione dei documenti e numerazione progressiva automatica
13. Registrazione in forma non modificabile del mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, del destinatario o dei destinatari per i documenti spediti
14. Registrazione in forma non modificabile dell'oggetto del documento
15. Registrazione di data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili
16. Segnatura minima di protocollo sui documenti riportante il codice identificativo dell'Amministrazione (AOO), il numero progressivo e la data di protocollo per l'identificazione univoca di ciascun documento
17. Segnatura di protocollo con informazioni aggiuntive quali il codice identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato, il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento
18. Operazione di segnatura del protocollo contemporanea all'operazione di registrazione di protocollo
19. Stampa Registro giornaliero di protocollo in formato immagine per la conservazione sostittiva
20. Modifica e annullamento delle registrazioni di protocollo con annotazione della causa, del riferimento temporale e dell'autorizzazione del responsabile dell'Ufficio Archivio e protocollo
21. Recupero dei dati relativi ai documenti protocollati in emergenza e attribuzione, durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza di un numero di protocollo del sistema informatico ordinario. Correlazione stabile tra il numero di protocollo del sistema informatico ordinario con il numero utilizzato in emergenza
22. Ricerche multiple per ogni singolo indice di ricerca, ed in combinata (da: a:)
23. Ricerche per classificazione attribuita in base al Titolario adottato
24. Stampe multiple e (da: ___a:____)
25. Chiusura annuale
26. Riapertura anno lavorativo (solare)
27. Riapertura anno archiviato

Protocollo con Gestione Elettronica Documenti e Work Flow - Funzioni ulteriori

28. Tabella Gruppi: definisce e organizza i gruppi di utenti
29. Tabella Scatole: configura l'archiviazione cartacea nelle scatole, faldoni o altre unità di condizionamento
30. Fascicolazione dei documenti acquisiti da scanner o da file (tutti i formati) e numerazione progressiva automatica
31. Trasmissione dei fascicoli. Tracciamento delle movimentazioni dei documenti e dei fascicoli e gestione del ciclo di vita del fascicolo
32. Correlazione dei fascicoli ai procedimenti amministrativi
33. Registrazione in forma non modificabile dell'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in
grado di identificarne univocamente il contenuto
34. Configuratore E-Mail: configura l'utente per l'invio di documenti archiviati via E-Mail
35. Gestione scansione: ha tutte le funzioni di scansione documenti e collegamento a qualsiasi scanner con driver standard Twain.
36. Acquisizione dei documenti cartacei in formato immagine attraverso uno scanner
37. Acquisizione di documenti da file system
38. Gestione dei principali formati dei documenti elettronici
39. Acquisizione documenti da casella di posta elettronica
40. Immodificabilità dei documenti acquisiti nel sistema e protocollati
41. Gestione dell'accesso ai documenti in modifica da parte di più utenti (check-in / check-out)
42. Visualizzazione e stampa dei documenti sulla base della posizione gerarchica degli utenti e dei diritti attribuiti
43. Gestione invio documenti ad utenti concomitante o successiva
44. Reindirizzamento del documento
45. Gestione documenti in visualizzazione su browser
46. Visualizzazione Documenti Letti
47. Visualizzazione Documenti da leggere
48. Visualizzazione Tutti i documenti
49. Statistiche sulle informazioni registrate
50. Ricerche full text estese al contenuto del documento informatico
51. Gestione dell'archivio corrente
52. Gestione dell'archivio di deposito
53. Utenti collegati: visualizza gli utenti collegati
54. Consultazione Iter Documento
55. Scambio, gestione messaggi e invio E-Mail direttamente da procedura con marcatura XML
56. Aggiunta note al documento
57. Dialogo interattivo con gli utenti
58. OCR del documento immagine e trasformazione in documento Word
59. Criptazione immagine
60. Impronta digitale
61. Firma digitale
62. Salvataggio e riversamento periodico archivi su supporti informatici
63. Conservazione e archiviazione sostitutiva dei documenti unici e non unici
64. Personalizzazioni su richiesta

OPERAZIONI PRINCIPALI NELLA GESTIONE DOCUMENTALE

L'operazione iniziale è quella di decidere se il documento è in arrivo o in partenza e se va fascicolato o eventualmente escluso dal protocollo. Successivamente si procede all'acquisizione e alla prima distribuzione dei documenti effettuati dal Client Scansione.
Per acquisire un documento vanno inseriti i dati identificativi del documento stesso (data documento, data ricevimento, mittente/destinatario, tipo documento, oggetto, eventuali note, ecc.) che diventeranno successivamente, gli indici di ricerca. Confermati i dati al documento viene assegnato il numero di protocollo (se è da Protocollare) e viene richiesto se si intende apporre la segnatura per poi effettuare la scansione e digitalizzare il documento cartaceo.
La funzione di Zoom consente di ingrandire l'immagine del documento, selezionarne una porzione, ruotarla, salvarla dopo rotazione o stamparla, offrendo anche la possibilità di OCR del documento stesso, trasformandolo in documento Word.
La distribuzione di un documento, che può avvenire in contemporanea dopo la scansione, consiste nel selezionare uno dei documenti non ancora distribuiti e gli utenti cui inviarla che possono appartenere anche a gruppi diversi. Già in questa fase è possibile definire una data di scadenza del documento e un numero di giorni di preavviso. La data di scadenza indica il tempo entro il quale, il documento deve essere letto dagli utenti cui è stato inviato (es.: scadenza di un bando di gara). Il preavviso indica, con quanti giorni di anticipo si avviseranno gli utenti che non hanno ancora letto il documento, e che questo è in scadenza. Se non viene inserita in questa fase, la scadenza potrà essere inserita in un successivo invio. Una volta inserita una scadenza non è possibile modificarla.
Gli utenti di livello Supervisor, Direzione e Utente Scansione, possono verificare lo scadenzario di tutti gli utenti o per singolo utente, per verificare se ci siano documenti in scadenza o scaduti non ancora letti. Mentre, ogni singolo utente potrà consultare il proprio scadenzario per i propri documenti. Ogni utente di consultazione, in ogni caso, potrà consultare e visualizzare solo i documenti che gli sono stati inviati.
Le operazioni che seguono sono comuni a tutti. Da una singola videata l'utente può selezionare e/o ricercare i documenti di interesse. Per default la videata mostra l'elenco di tutti i documenti "da leggere" . Un documento è marcato come Letto quando viene aperto in lettura zoom. Una volta trovati i documenti, questi possono essere letti o stampati con la stessa funzione da videata zoom. Un documento ricevuto può a sua volta essere reindirizzato a altri utenti, aggiungendo eventuali note. Se non è stata precedentemente indicata una data di scadenza, è possibile farlo in questa fase.
Ogni utente può visualizzare l'elenco degli utenti cui è stato inviato un documento da loro ricevuto, e visualizzare l'iter dello stesso.
Il Supervisore, il Client Scansione, la Direzione, possono, in qualsiasi momento ed in modo immediato visualizzare l'iter di qualsiasi documento: chi lo ha inviato, a chi é stato inviato, quando é stato ricevuto, quando é stato letto.