DELIBERAZIONE
AIPA N°24/98
ADUNANZA DEL 30 LUGLIO 1998
Oggetto: Art. 2,
comma 15, della Legge 24 dicembre 1993, n° 537:
Regole
tecniche per l’uso di supporti ottici
L’AUTORITÀ
VISTO l’art. 2, comma 15,
della Legge 24 dicembre 1993, n° 537, che prevede che gli obblighi di
conservazione e di esibizione di documenti. per finalità amministrative e
probatorie, previsti dalla legislazione vigente, si intendono soddisfatti anche
se realizzati mediante supporto ottico, purché le procedure realizzate siano
conformi a regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella
Pubblica Amministrazione;
VISTA la propria
Deliberazione n° 15 del 28 luglio 1994, pubblicata nella G.U. n° 216 del 15
settembre 1994, con cui, in attuazione del predetto art. 2, comma 15, della
legge 24 dicembre 1993, n° 537, sono state dettate le regole tecniche per l’uso
dei supporti ottici;
VISTO il D.L. 10 giugno
1994, n° 357, convertito con modificazioni nella legge 8 agosto 1994, n° 489, e
in particolare l’art. 7 bis, comma 4, il quale prevede che le scritture
contabili ed i documenti, cui si riferisce l’art. 2220 del codice civile,
possono essere conservati sotto forma di registrazione su supporti di immagini,
sempreché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento
essere rese leggibili;
VISTO il comma 9 dello
stesso art. 7 bis del richiamato D.L. n° 357 del 1994, il quale prevede che le
citate disposizioni relative alle scritture obbligatorie di cui all’art. 2220
del c.c. si applicano anche a tutte le scritture e documenti rilevanti ai fini
delle disposizioni tributarie e che, con decreto del Ministro delle Finanze,
sono determinate le modalità per la loro conservazione su supporti di immagine;
VISTO l’art. 3, comma
147, lettera c) della legge 28 dicembre 1995, n° 549, che delega al Governo
l’emanazione, ai sensi dell’art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n°
400, di regolamenti al fine di semplificare le modalità di conservazione delle
scritture contabili e degli altri documenti previsti dalle norme fiscali
attraverso l’uso di supporti ottici e magnetici, in conformità ai criteri
dettati dall’Autorità per l’informatica nella Pubblica amministrazione, a
condizione che sia possibile la lettura e la stampa contestualmente alla
richiesta avanzata dagli uffici competenti ed in presenza di impiegati degli
stessi uffici;
VISTO l’art. 15, comma 2,
della legge 15 marzo 1997, n° 59, per cui "gli atti, dati e documenti
formati dalla pubblica amministrazione e dai privati su supporto informatico, i
contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e
trasmissione con strumenti informatici o telematici, sono validi e rilevanti a
tutti gli effetti di legge", rinviando a specifici regolamenti da emanarsi
ai sensi dell’art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n° 400, la
definizione dei criteri e le modalità di applicazione;
VISTO il DPR 10 novembre
1997, n° 513, recante "criteri e modalità per la formazione,
l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e
telematici, a norma dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n°
59";
RITENUTO pertanto opportuno di sostituire
integralmente la Deliberazione n° 15 del 28 luglio 1994 con altra finalizzata a
dettare sia le regole tecniche che criteri attuativi, che soddisfino le
esigenze connesse all’evoluzione tecnologica e nel contempo realizzino modalità
semplificate ed uniformi per l’archiviazione ottica dei documenti;
DELIBERA
La presente Deliberazione sostituisce integralmente
la precedente Deliberazione n° 15 del 28 luglio 1994 contenente le regole
tecniche per l’uso dei supporti ottici, la quale cessa di avere efficacia dal
momento dell’emanazione delle seguenti disposizioni:
ART. 1
- DEFINIZIONI
1. Ai fini della presente Deliberazione si intende
per:
a.
Archivio: l’insieme
costituito da uno o più supporti di
memorizzazione, univocamente identificati, contenenti un insieme di documenti registrati. Esso può inoltre
contenere informazioni di qualsiasi tipo utili per la gestione dei documenti.
b.
Supporto di
memorizzazione: il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni
rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una
modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso.
c.
Classe di supporti
di memorizzazione: l’insieme di supporti di
memorizzazione aventi caratteristiche simili dal punto di vista meccanico,
della capacità, delle prestazioni e del costo.
d.
Documento registrato: un documento,
costituito da una o più pagine, identificato univocamente nell’ambito
dell’archivio da un opportuno codice, assegnato al momento della sua prima archiviazione, che permetta la sua
gestione in modo unitario senza alcuna dipendenza dal supporto di
memorizzazione. Per ciascun documento registrato l’archivio contiene almeno una registrazione; nel caso di più registrazioni, queste possono essere
contenute all’interno di uno o più supporti
di memorizzazione.
e.
Rappresentazione
digitale di un documento è una sequenza di simboli binari a partire dalla quale
è possibile, attraverso opportuni strumenti hardware e software, la presentazione del documento stesso nella
sua interezza.
f.
Istanza di un documento registrato è il risultato di
una operazione di archiviazione
effettuata a fronte del corrispondente documento d’origine. Ciascuna istanza di un documento registrato è individuata, nell’ambito di questo, dal
numero d’ordine con cui è stata generata.
g.
Versione di una istanza di documento registrato è l’insieme costituito dalla rappresentazione digitale del documento
e da una serie di informazioni di controllo necessarie per garantire la sua
integrità e reperibilità. Si hanno versioni
differenti quando le rappresentazioni
digitali del documento in esse contenute non coincidono. La versione iniziale è generata dall’archiviazione, quelle successive sono
prodotte da operazioni di riversamento
in cui viene modificata la rappresentazione
digitale del documento. Ciascuna versione
è individuata, nell’ambito della medesima istanza,
dal numero d’ordine con cui è stata generata.
h.
Registrazione: l’insieme di dati
binari scritti durante un’operazione di archiviazione
o di riversamento. Ciascuna registrazione presente in un supporto di memorizzazione è
univocamente individuata dal numero d’ordine con cui essa è stata effettuata.
Una registrazione contiene la rappresentazione digitale del documento,
che corrisponde ad una versione di
una istanza di un documento registrato. Ad essa è
associata una marca di controllo attraverso
cui viene garantita la sua integrità ed autenticità. Nel caso in cui si
utilizzino tecniche di cifratura per proteggere documenti riservati, la marca di controllo è calcolata sopra la rappresentazione digitale in chiaro,
ossia non cifrata, del documento.
i.
Archiviazione: l’operazione che
genera, su di un supporto di
memorizzazione, una registrazione
contenente la versione iniziale di
una istanza di un documento registrato. Per il medesimo
documento l’operazione può essere ripetuta più volte allo scopo di correggere
eventuali errori avvenuti durante il processo di archiviazione. La prima archiviazione di un documento genera il
corrispondente documento registrato e
quindi l’istanza iniziale di questo;
ogni successiva reiterazione dell’operazione genera una sua nuova istanza del medesimo documento registrato che annulla la
precedente. Pertanto, per ciascun documento, l’archivio contiene un’istanza
attiva, quella generata dall’ultima archiviazione,
ed eventualmente una o più istanze
cancellate.
l.
Riversamento di un documento
registrato è un’operazione che, a partire da una registrazione, ne genera una nuova sul medesimo oppure su di un
altro supporto di memorizzazione,
contenuto nello stesso archivio. L’operazione può avvenire con o senza modifica
della rappresentazione digitale del documento archiviato. Nel secondo caso
il riversamento opera una semplice
duplicazione, nel primo viceversa produce una nuova versione per l’istanza
del documento contenuta nella registrazione sorgente.
m.
Presentazione di un documento registrato è l’operazione che
consente di visualizzare il documento originale, nonché di ottenerne copia
anche su supporto cartaceo.
n.
Presentabilità di
una versione: una versione è presentabile
se è possibile effettuare la presentazione
del documento registrato a partire
dalla rappresentazione digitale del
documento in essa contenuta.
o.
Accessibilità di una
versione: una versione è accessibile
se è possibile recuperare dal supporto di
memorizzazione la rappresentazione
digitale del documento e verificarne la congruenza con la marca di controllo ad essa associata.
p.
Presentabilità di
una istanza: un’istanza è presentabile
solo se nell’archivio esiste almeno
una sua versione presentabile.
q.
Accessibilità di una
istanza: un’istanza è accessibile
solo se tutte le sue versioni
presenti nell’archivio sono accessibili.
r.
Tipo di una registrazione è una informazione che ne
specifica il ruolo nell’archivio. I valori possibili sono:
1. Archiviazione normale:
la registrazione contiene la versione iniziale della prima istanza di un
documento registrato.
2. Archiviazione
sostitutiva: la registrazione ne sostituisce un’altra risultata non corretta;
essa perciò contiene la versione iniziale di una nuova istanza del documento
registrato, che sostituisce l’istanza precedente.
3. Archiviazione
cancellata: la registrazione contiene una rappresentazione digitale del
documento che è risultata imperfetta ed ha perciò dato origine ad
un’archiviazione sostitutiva. Essa contiene la versione iniziale di un’istanza
del documento archiviato.
4. Riversamento
diretto: la registrazione ne duplica un’altra presente nell’archivio e,
pertanto, contiene la medesima versione della medesima istanza presente nella
registrazione sorgente.
5. Riversamento
sostitutivo: la registrazione deriva da un riversamento con modifica della
rappresentazione digitale del documento, quindi contiene la versione successiva
dell’istanza presente nella registrazione sorgente.
s.
Cifrario asimmetrico è un sistema di cifratura
che utilizza chiavi diverse per le operazioni di codifica e decodifica, delle
quali una, detta chiave privata, è destinata a restare segreta, l’altra,
denominata chiave pubblica, ad essere divulgata. Gli algoritmi utilizzati
devono essere conformi all’Appendice D della norma ISO 9594-8. È possibile
utilizzare gli algoritmi previsti dalla normativa riguardante la sottoscrizione
digitale dei documenti informatici. Le chiavi utilizzate debbono avere una
lunghezza minima di 1.024 bit. La validità della chiave non può superare i due,
tre e cinque anni, se la lunghezza è pari rispettivamente a 1.024, 1.536 e
2.048 bit. Nel caso di chiavi certificate da un certificatore riconosciuto, la validità corrisponde a quella
specificata dal certificato da esso rilasciato.
t.
Firma digitale è il risultato
della procedura informatica che consente di verificare la riferibilità
soggettiva e l’integrità di una sequenza di simboli binari. Si ottiene mediante
l’operazione di cifratura effettuata, conformemente alla norma ISO/IEC DIS
9796-2, con un cifrario asimmetrico,
sopra l’impronta della sequenza di
simboli binari utilizzando la chiave privata del soggetto. È consentito l’uso
di firme digitali conformi alla normativa riguardante la sottoscrizione
digitale dei documenti informatici.
u.
Impronta di una sequenza di
simboli binari è un’ulteriore sequenza di simboli binari di lunghezza
predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una funzione di hash
tra quelle definite nella norma ISO/IEC DIS 10118-3 o comunque previste dalla
normativa riguardante la sottoscrizione digitale dei documenti informatici,
purché generanti impronte di dimensione conforme a quanto richiesto nella
successiva lettera x) per le marche di
controllo.
v.
Certificato è il risultato
della procedura informatica atta a garantire in modo verificabile
l’attribuzione di una chiave di un cifrario ad un soggetto. Esso deve essere
conforme alla norma ISO/IEC 9594-8 e successive estensioni. È possibile
utilizzare qualsiasi certificato previsto dalla normativa riguardante la
sottoscrizione digitale dei documenti informatici.
w.
Marca temporale di una sequenza di
simboli binari è essa stessa una sequenza di simboli binari, generata da un
apposito servizio, che attribuisce data certa all’esistenza della prima
sequenza garantendone nel contempo l’integrità.
x.
Marca di controllo di una sequenza di
simboli binari è un dato di controllo contenente le informazioni necessarie per
verificarne l’integrità ed autenticità. Essa comprende:
1. l’indicazione della
funzione di hash utilizzata per il calcolo dell’impronta primaria della sequenza di simboli binari cui la marca di controllo si riferisce.
2. il codice della
funzione di hash indicata al punto precedente secondo la codifica specificata
nella norma ISO/IEC DIS 9796-2.
3. l’impronta primaria della sequenza di
simboli binari cui la marca di controllo
si riferisce, calcolata con una delle funzioni previste nella precedente
lettera u) che generi valori ad almeno 160 bit.
4. l’indicazione della
funzione di hash utilizzata per il calcolo dell’impronta secondaria della sequenza di simboli binari cui la marca di controllo si riferisce.
5. il codice della
funzione di hash indicata al punto precedente secondo la codifica specificata
nella norma ISO/IEC DIS 9796-2.
6. l’impronta secondaria della sequenza di
simboli binari cui la marca di controllo
si riferisce, calcolata con una delle funzioni previste nella precedente
lettera u) che generi valori ad almeno 160 bit e sia diversa da quella
utilizzata per il calcolo dell’impronta
primaria.
y.
Pubblico ufficiale, ad eccezione dei
casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dal
comma 2, art. 14 della legge 4 gennaio 1968, n° 15, deve intendersi il notaio.
z.
Certificatore è il soggetto
pubblico o privato che certifica la chiave pubblica di un cifrario asimmetrico, rilasciando il certificato che rende pubblico, e che pubblica ed aggiorna gli
elenchi dei certificati sospesi e di quelli revocati.
ART. 2 - TIPI DI SUPPORTO
UTILIZZABILI
1.
Per l’archiviazione dei documenti possono essere utilizzati i supporti
per i quali l’operazione di scrittura comporta una modifica permanente ed
irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso. Sono pertanto esclusi
i supporti per i quali esista una tecnica per annullare l’effetto
dell’operazione di scrittura anche nel caso che tale tecnica richieda l’uso di
dispositivi diversi da quelli installati nel sistema di archiviazione.
2.
Gli obblighi di conservazione di documenti previsti dalla legislazione
vigente si ritengono soddisfatti e l’uso della relativa tecnologia è consentito
senza preventiva autorizzazione, sempreché il tutto venga realizzato nel
rispetto di quanto previsto dalla presente Deliberazione.
ART. 3 - STANDARD
APPLICABILI
1.
Il tipo di supporto e l’organizzazione dei dati utilizzati dal sistema
di archiviazione debbono essere conformi alle norme nazionali o internazionali
stabilite da organismi di normazione ufficialmente riconosciuti, che siano
applicabili alla classe di supporti di memorizzazione utilizzati dal sistema e
pubblicati al momento della sua acquisizione. Non sono considerate applicabili
norme per le quali siano disponibili solo prodotti conformi provenienti da un
unico fornitore. L’obbligo di conformità indotto dalla presenza di norme
applicabili ad una classe di supporti di memorizzazione non riguarda classi di
supporti diverse.
2.
Il sistema deve comunque garantire la possibilità di riversamento dei
documenti memorizzati nei principali formati previsti dalle norme nazionali o
internazionali, comunque almeno su supporti conformi alla norma ISO 9660 ed
almeno nei formati CGM e TIFF.
ART. 4 - IDENTIFICAZIONE DEI
SUPPORTI
1.
I supporti utilizzati per l’archiviazione debbono essere univocamente
individuati. Ciò può avvenire sia attraverso codici univoci apposti in sede di
fabbricazione, sia attraverso l’eventuale mappa dei difetti presenti sopra la
superficie del supporto stesso, sia attraverso l’apposizione in modo indelebile
sul supporto stesso, da parte del responsabile dell’archiviazione, di un codice
identificativo autenticato da un Pubblico ufficiale.
ART. 5 - ADEMPIMENTI DEL
FORNITORE
1.
Il fornitore è tenuto a certificare la conformità del sistema di
archiviazione alle regole tecniche contenute nella presente Deliberazione e, in
particolare, alle norme nazionali o internazionali che siano applicabili
secondo l’art. 3.
2.
Il fornitore dei supporti di registrazione deve ugualmente certificare
la conformità dello stesso supporto ai requisiti richiesti dall’art. 2.
3.
Il fornitore del software di archiviazione è chiamato anch’esso a
certificare la conformità di detto software alle funzioni previste dalla
presente Deliberazione. In particolare, oltre alle funzionalità previste
dall’art. 7, questo deve:
a) gestire le fasi che
vanno dalla cattura dell’immagine alla sua memorizzazione senza consentire
alcuna alterazione dell’immagine stessa;
b) visualizzare,
stampare e riversare i documenti archiviati su supporto di memorizzazione senza
consentire alterazioni del loro contenuto;
c) verificare la
corrispondenza tra la rappresentazione digitale di un documento e la
corrispondente marca di controllo.
ART. 6 - TIPI DI DOCUMENTO
ARCHIVIABILI
1.
La conservazione su supporto ottico è prevista per le tipologie di
documenti appresso indicati, secondo le modalità per ciascuna specificate:
a) documenti cartacei:
tali documenti possono presentarsi sia come originali che come copie. Per gli
originali la formazione sul supporto di memorizzazione avviene, successivamente
all’acquisizione in formato immagine, con il processo di autenticazione
previsto all’art. 11. Tale processo di autenticazione non è richiesto per i
documenti in copia, la cui formazione su supporto di memorizzazione avviene con
la sola acquisizione per immagine. Il processo di autenticazione non è
richiesto anche per quei documenti originali al cui contenuto possa risalirsi
attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, anche
se in possesso da parte di terzi;
b) documenti formati
all’origine su supporto informatico: i documenti formati direttamente su
supporto informatico possono essere trasferiti sul supporto di memorizzazione,
senza passaggio su supporto cartaceo, in un formato conforme allo standard
SGML, oppure in uno dei seguenti formati: PDF, AFP e Metacode. È altresì
possibile la conservazione di tali documenti come puro testo purché questo ne
rappresenti integralmente ed in maniera non ambigua il contenuto. Deve essere
in ogni caso definito univocamente il set di caratteri utilizzato, del quale
deve essere contestualmente registrata l’immagine, e, qualora la formattazione
non sia già implicitamente contenuta nel formato del documento, debbono essere
specificate almeno la divisione in righe e pagine e la dimensione delle
spaziature. Un documento formato secondo i precedenti requisiti costituisce la
rappresentazione digitale del documento archiviato. È inoltre consentita
l’archiviazione dei documenti formati all’origine su supporto informatico
attraverso la conservazione della corrispondente immagine ottenuta per
conversione diretta dal formato testuale; è possibile conservare sul medesimo
supporto anche il testo del documento per scopi gestionali e documentali.
ART. 7 - CONTENUTI
OBBLIGATORI DEL SUPPORTO DI MEMORIZZAZIONE
1.
Per ogni registrazione deve essere memorizzato, sul medesimo supporto,
un file di controllo, indicato come "file di controllo della
registrazione", che riporti almeno le seguenti informazioni:
a) numero
identificativo della registrazione;
b) tipo di
registrazione;
c) codice
identificativo del documento registrato;
d) numero di istanza;
e) numero di versione;
f)
codice identificativo del supporto contenente la registrazione sorgente
o sostituita;
g) numero
identificativo della registrazione sorgente o sostituita;
h) numero di istanza
sorgente;
i)
numero di versione sorgente;
l)
nome e tipologia del file contenente la rappresentazione del documento;
m) tipologia del
documento;
n) indici assegnati al
documento registrato;
o) nominativo del
soggetto che effettua l’operazione;
p) nominativo del responsabile
dell’archiviazione;
q) data ed ora di
effettuazione dell’operazione;
r) marca di controllo
della rappresentazione digitale del documento;
s) coppia di firme
digitali del soggetto che effettua l’operazione, calcolate a partire dalle impronte
primaria e secondaria contenute nella precedente marca di controllo;
t)
certificato della chiave pubblica necessaria per la verifica delle
precedenti firme digitali.
La registrazione dei documenti deve essere effettuata in modo tale da preservare la loro individualità, onde consentire lo scorporo di un documento dagli altri.
2.
All’atto della chiusura del supporto di memorizzazione deve essere
generato su di esso un file, indicato come "file di chiusura", che
deve risultare successivo all’ultima registrazione presente e contenere le
seguenti informazioni:
a) identificativo del
supporto di memorizzazione d’origine;
b) indicazione della
casa produttrice del supporto d’origine;
c) indicazione del
fornitore del supporto d’origine;
d) estremi della
dichiarazione di conformità del supporto d’origine;
e) identificativo del
supporto di memorizzazione di sicurezza;
f)
indicazione della casa produttrice del supporto di sicurezza;
g) indicazione del
fornitore del supporto di sicurezza;
h) estremi della
dichiarazione di conformità del supporto di sicurezza;
i)
data ed ora di effettuazione dell’operazione di chiusura;
l)
numero di documenti registrati contenuti nel supporto;
m) numero di pagine
formate;
n) numero delle
registrazioni contenute;
o) nominativo del
responsabile dell’archiviazione;
p) lista dei
certificati, eventualmente generati dal responsabile dell’archiviazione,
relativi alla chiave pubblica delle coppie usate per la certificazione delle
altre chiavi utilizzate nel procedimento;
q) lista dei
certificati, eventualmente generati dal responsabile dell’archiviazione,
relativi alle chiavi da utilizzare per la verifica delle firme digitali
contenute nel supporto di memorizzazione;
r) nominativo
dell’operatore che effettua l’operazione di chiusura;
s) data dell’operazione
di collaudo, di cui al successivo art. 9, e nominativo del soggetto che la
esegue;
t)
elenco delle registrazioni contenute nel supporto di memorizzazione,
nel quale si riportano, per ciascuna di esse, le seguenti informazioni:
1)
numero identificativo della registrazione;
2)
tipo di registrazione;
3)
codice identificativo del documento registrato;
4)
numero di istanza;
5)
numero di versione;
6)
codice identificativo del supporto contenente la registrazione sorgente
o sostituita;
7)
numero identificativo registrazione sorgente o sostituita;
8)
numero di istanza sorgente;
9)
numero di versione sorgente;
10)
marca di controllo contenuta nel relativo file di controllo;
11)
firme digitali contenute nel relativo file di controllo;
12)
firme digitali apposte per autentica secondo quanto previsto dall’art.
11 per i documenti per cui questa è richiesta.
u) elenco dei file di
chiusura di supporti di memorizzazione eliminati eventualmente registrati nel
supporto, riportando per ciascuno di essi:
1)
identificativo del supporto di memorizzazione;
2)
copia delle informazioni contenute nel file di controllo del file di
chiusura;
3)
copia delle firme digitali apposte dal Pubblico ufficiale durante la
chiusura del supporto, secondo quanto previsto dal comma 4 dell’art. 10, a meno
che non sia stata utilizzata l’autentica sostitutiva ivi indicata;
4)
copia del certificato necessario per la verifica delle firme digitali
di cui al punto precedente.
3.
Contestualmente alla registrazione del file di chiusura deve essere
generato sul medesimo supporto il relativo file di controllo contenente le
seguenti informazioni:
a) marca di controllo
del file di chiusura;
b) marca temporale
generata a partire dall’impronta primaria contenuta nella precedente marca di
controllo;
c) certificato della chiave
pubblica necessaria per la verifica della precedente marca temporale;
d) coppia di firme
digitali generate dal responsabile dell’archiviazione a partire dalle impronte
primaria e secondaria contenute nella precedente marca di controllo;
e) certificato della
chiave pubblica necessaria per la verifica delle precedenti firme digitali.
4.
L’intero contenuto del supporto deve essere direttamente accessibile
attraverso opportuni comandi di sistema che consentano almeno di:
a) visualizzare tutte
le directory e sottodirectory presenti sul supporto di memorizzazione;
b) visualizzare tutti i
file memorizzati sul supporto di memorizzazione, quindi le informazioni sopra
specificate, relative ai file di controllo delle registrazioni e di chiusura;
c) se applicabile alla
tipologia di supporto, leggere in qualsiasi momento qualunque area del supporto
di memorizzazione, anche quelle eventualmente dichiarate cancellate, e
conoscere in ogni momento il numero delle tracce occupate e di quelle libere,
sia relativamente alle tracce normali che a quelle di riserva.
ART. 8 - RESPONSABILE DELL’ARCHIVIAZIONE
1. Il responsabile del procedimento di
archiviazione:
a) definisce le
caratteristiche ed i requisiti minimi del sistema di archiviazione in funzione
della tipologia di documenti da trattare;
b) conserva, con
l’impiego di procedure informatiche eseguite sui dati contenuti nell’archivio
ottico, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le
informazioni appresso specificate:
1) la casa produttrice
del supporto di memorizzazione;
2) l’identificativo del
supporto di memorizzazione;
3) gli estremi di
riferimento della dichiarazione di conformità;
4) la descrizione del
contenuto del supporto di memorizzazione;
5) gli estremi
identificativi della copia di sicurezza;
6) gli estremi
identificativi del responsabile dell’archiviazione;
7) i nominativi degli
operatori designati dal responsabile dell’archiviazione, con l’indicazione dei
compiti agli stessi assegnati;
c) mantiene, con le
stesse modalità previste per i documenti formati all’origine su supporto
informatico dall’art. 6, lettera b, un archivio del software utilizzato, in
ogni sua versione. Per l’archiviazione dell’eseguibile dei programmi non si
applicano le limitazioni di formato ivi previste;
d) garantisce la
presentabilità ed accessibilità di tutte le istanze di ogni documento
registrato contenuto nell’archivio, nonché la leggibilità del contenuto di ogni supporto di memorizzazione. In
particolare, il responsabile è tenuto a:
1) adottare le misure
necessarie per evitare la perdita o distruzione delle informazioni;
2) verificare
periodicamente l’effettiva leggibilità del contenuto dell’archivio, provvedendo
al riversamento del contenuto dei supporti non più idonei;
3) effettuare il
riversamento del contenuto dei supporti tecnologicamente obsoleti;
e) verifica che il
fornitore del sistema abbia certificato la rispondenza del sistema stesso alle
specifiche tecniche contenute nella presente Deliberazione, ed abbia fornito,
attestandone la corretta funzionalità, i relativi programmi di gestione;
f)
adotta le necessarie misure per la sicurezza fisica e logica del
sistema di archiviazione;
g) cura, nell’ambito
dell’attività di archiviazione, le operazioni di chiusura dei supporti, di
copia e riversamento del loro contenuto e di esibizione di quanto formato su
supporto di memorizzazione;
h) può delegare, per lo
svolgimento delle attività di registrazione, riversamento e chiusura dei
supporti di memorizzazione, soggetti che per competenza o esperienza
garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni, certificandone anche le
chiavi di cifratura se queste non sono certificate da un certificatore
riconosciuto;
i)
effettua il collaudo previsto al successivo art. 9;
l)
richiede la presenza di un Pubblico ufficiale nei casi in cui è
previsto il suo intervento, assicurando allo stesso sia l’assistenza sia le
risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
m) conserva le
attestazioni eventualmente rilasciate dal Pubblico ufficiale per le attività
dallo stesso svolte in ottemperanza a quanto previsto dalla presente
Deliberazione.
2. Il procedimento di archiviazione può essere delegato, in tutto o in parte, a soggetti che per specifica competenza ed esperienza assicurino la piena osservanza delle disposizioni contenute nella presente Deliberazione e la corretta esecuzione delle istruzioni ricevute.
ART. 9 - OPERAZIONI DI COLLAUDO E GESTIONE DEGLI ERRORI
1. Il responsabile
dell’archiviazione, prima della chiusura del supporto di memorizzazione, è
tenuto ad effettuare un’operazione di collaudo finalizzata a riscontrare la
correttezza degli adempimenti eseguiti, quindi la conformità tra quanto formato
sul supporto e quanto oggetto di acquisizione.
2. Se nella fase di
archiviazione di un documento si sono verificati errori, è possibile procedere ad una nuova registrazione dello stesso
documento. La registrazione errata del documento viene conservata nell’archivio
senza apportarvi alcuna modifica; essa costituisce una "istanza
cancellata" del documento originariamente trattato. La nuova registrazione,
che sostituisce l’istanza cancellata, viene a costituire "l’istanza
attiva" del documento stesso. All’interno dell’archivio, costituito
dall’insieme dei supporti ottici di memorizzazione elaborati, per ciascun
documento archiviato esiste una ed una sola istanza attiva ed un numero di
istanze cancellate. Tutte le istanze cancellate di un documento debbono essere
conservate e mantenute accessibili nell’archivio. La sostituzione logica della
registrazione errata si realizza attraverso l’inserimento di un riferimento ad
essa nel file di controllo della registrazione generata dalla successiva nuova
acquisizione. La validità di una registrazione è determinata dal valore assunto
dal campo tipo nell’elenco delle registrazioni contenuto nel file di chiusura del
supporto. Le istanze di ciascun documento, tutte contenute nell’archivio,
possono trovarsi fisicamente su supporti diversi.
ART. 10 - CHIUSURA DEL SUPPORTO DI MEMORIZZAZIONE
1. La chiusura del supporto
di memorizzazione avviene successivamente all’operazione di collaudo previsto
all’art. 9 e di autenticazione di cui all’art. 11. Di detta operazione il
responsabile dell’archiviazione dà attestazione registrando sul supporto di
memorizzazione il file di chiusura ed il relativo file di controllo previsti dall’art.
7.
2. Contestualmente alla
chiusura di cui al precedente comma, il contenuto del supporto deve essere
duplicato su un altro supporto di memorizzazione, che ne costituisce la copia
di sicurezza, da conservarsi in luogo diverso. L’identificativo di tale
supporto deve essere registrato nell’apposito campo del file di chiusura.
3. Nel caso di supporti di
capacità elevata, l’operazione di chiusura può essere effettuata prima
dell’effettivo riempimento del supporto. Qualora lo spazio disponibile residuo
ecceda i 2 gigabyte è possibile considerare come parziale l’operazione di
chiusura effettuata e procedere all’ulteriore riempimento del supporto con
nuovi documenti. Solo per i documenti aggiunti dovrà essere effettuata
un’ulteriore operazione di chiusura, nella quale sarà generato un nuovo file di
chiusura con le medesime modalità previste dal comma 1. Contestualmente a
ciascuna operazione di chiusura effettuata successivamente alla prima si dovrà
procedere all’aggiornamento della copia di sicurezza duplicando su di essa i
documenti aggiunti ed il relativo file di chiusura.
4. L’avvenuta operazione di
chiusura, anche parziale, di un supporto di memorizzazione e la produzione
della relativa copia di sicurezza sono certificate da un Pubblico ufficiale
mediante apposizione al file di chiusura delle proprie firme digitali, generate
a partire dalle impronte primaria e secondaria, delle quali egli conserva
copia. Tali firme, insieme con il corrispondente certificato rilasciato da un
certificatore riconosciuto, debbono essere registrate sul supporto di
memorizzazione cui si riferiscono successivamente al file di controllo generato
dal responsabile dell’archiviazione. La sottoscrizione digitale del file di
chiusura da parte di un Pubblico ufficiale può essere sostituita
dall’autenticazione della firma apposta dal responsabile dell’archiviazione
alla stampa contenente gli estremi di identificazione del supporto di
memorizzazione ed il valore, rappresentato mediante un numerale esadecimale,
delle due impronte presenti nella marca di controllo contenuta nel file di
controllo del file di chiusura. Se da tale autenticazione è possibile
determinare la data e l’ora in cui essa è stata effettuata, questa può
sostituire anche la marca temporale prevista nel file di controllo del file di
chiusura.
5. Nell’ambito delle
Amministrazioni pubbliche il ruolo del Pubblico ufficiale è svolto dal
Dirigente dell’Ufficio responsabile alla tenuta, conservazione ed esibizione degli
atti o documenti, od altri dallo stesso formalmente designati, sempreché non
coincida con il responsabile dell’archiviazione.
ART. 11 - L’AUTENTICAZIONE DEI DOCUMENTI FORMATI SU SUPPORTI OTTICI
1.
I soli documenti cartacei per i quali è prevista all’art. 6
l’autenticazione devono essere singolarmente autenticati da un Pubblico
ufficiale, chiamato a verificare che quanto riprodotto, e quindi formato, sul
supporto di memorizzazione, sia conforme al documento originale cartaceo
oggetto di riproduzione. Tale formalità si intende assolta attraverso
l’apposizione alla rappresentazione digitale di ciascun documento delle firme
digitali del Pubblico ufficiale generate a partire dalle impronte primaria e
secondaria contenute nella marca di controllo presente nel relativo file di
controllo. In alternativa è possibile certificare una lista dei documenti
originali contenente il codice identificativo del supporto e, per ciascuno di
essi, le seguenti informazioni:
a) numero
identificativo della registrazione;
b) tipo di registrazione;
c) codice
identificativo del documento registrato;
d) numero di istanza;
e) numero di versione;
f)
rappresentazione esadecimale delle due impronte della rappresentazione
digitale del documento contenute nella marca di controllo presente nel file di
controllo corrispondente.
2.
Per tutti gli altri documenti, così come individuati all’art. 6, la
loro conformità all’atto d’origine, sia cartaceo che informatico, viene
attestata dal responsabile dell’archiviazione successivamente all’operazione di
collaudo, contestualmente alla chiusura del supporto di memorizzazione,
mediante la sottoscrizione digitale del file di chiusura attraverso le firme
digitali presenti nel file di controllo di quest’ultimo.
3. Nell’ambito delle
Amministrazioni pubbliche l’operazione di autenticazione è effettuata dal
Dirigente dell’Ufficio responsabile alla tenuta, conservazione ed esibizione
degli atti o documenti, od altri dallo stesso formalmente designati, sempreché
non coincida con il responsabile dell’archiviazione.
ART. 12 - RIVERSAMENTO DEI DOCUMENTI
1. Da una registrazione contenente una versione di un’istanza di un documento registrato, l’operazione di riversamento genera, sul medesimo o su un altro supporto di memorizzazione, una nuova registrazione contenente la medesima o una nuova versione della stessa istanza.
2. Solo nel caso di
documenti per i quali è richiesta l’autenticazione di cui all’art. 11, se il
riversamento genera una nuova versione, anche la versione sorgente deve essere
conservata e mantenuta almeno accessibile nell’archivio.
3. Ogniqualvolta un’istanza
di un documento viene sottoposta a riversamento, il responsabile
dell’archiviazione deve verificare che rimanga assicurata la presentabilità di
tutte le altre istanze eventualmente presenti nell’archivio e procedere, se
necessario, al loro riversamento.
ART. 13 - RIPRODUCIBILITÀ DEI DOCUMENTI
1. Per tutto il tempo per il
quale un supporto viene utilizzato, il responsabile dell’archiviazione deve
assicurare la riproducibilità dei documenti archiviati in esso contenuti, ossia
l’immediata riproduzione della loro immagine tanto sull’unità di
visualizzazione che su quella di stampa del sistema di archiviazione.
2. La riproducibilità deve essere garantita tanto per la versione corrente dell’istanza attiva del documento archiviato che per quella di tutte le sue istanze cancellate. Deve inoltre essere garantita l’accessibilità di tutte le altre versioni di ciascuna istanza del documento archiviato di cui è obbligatoria la conservazione nell’archivio ai sensi del precedente art. 12.
ART. 14 - LA DISTRUZIONE DEI SUPPORTI.
1. La distruzione del materiale cartaceo di cui sia stata effettuata l’archiviazione non può avvenire prima che il relativo supporto di memorizzazione sia stato chiuso secondo le modalità previste all’art. 10. Di tale distruzione è necessario informare, con comunicazione scritta fatta pervenire almeno sei mesi prima, il Soprintendente archivistico competente del Ministero per i beni culturali ed ambientali.
2. Un supporto di memorizzazione
il cui contenuto sia integralmente disponibile nell’archivio mediante altri
supporti può essere eliminato purché sia mantenuto nell’archivio il suo file di
chiusura con la corrispondente marca di controllo e le firme digitali del
Pubblico ufficiale di cui all’art. 10 e all’art. 11, queste ultime
eventualmente sostituite dalla stampa sostitutiva ivi prevista.
ART. 15 - L’ESIBIZIONE
1. Tutte le istanze di un
documento archiviato sul supporto ottico devono essere rese leggibili in
qualunque momento presso l’utente del sistema e rese disponibili su supporto
cartaceo.
2. Deve essere consentita
l’esibizione dei documenti contenuti nell’archivio mediante supporto di
memorizzazione almeno su supporto conforme alle norme ISO 9660 utilizzando per
la rappresentazione digitale dei documenti almeno i formati CGM o TIFF. Nel
supporto utilizzato per l’esibizione dei documenti, oltre ai file contenenti le
rappresentazioni digitali dei documenti presenti nell’archivio, debbono essere
inclusi i file di chiusura, con i relativi file di controllo, dei supporti di
memorizzazione che li contengono, onde consentire la verifica della loro
autenticità ed integrità.
3. È altresì consentita l’esibizione per via telematica purché sia garantita l’autenticità e l’integrità dei documenti registrati trasmessi.
4. Qualora la copia di un documento contenuto nell’archivio debba essere esibita su supporto cartaceo fuori dell’ambiente in cui è installato il sistema, è necessaria l’autenticazione da parte di un Pubblico ufficiale solo se trattasi di documenti per i quali l’art. 6 prevede il processo di autenticazione.
ART. 16 - LE PROCEDURE OPERATIVE
1. Ad ogni utente del
sistema di archiviazione ottica di documenti è consentita l’adozione di
procedure personalizzate ad integrazione, sempreché nel rispetto, delle norme
di base stabilite dalla presente Deliberazione.
2. Dette procedure devono essere pubbliche ed esibibili per stabilirne l’ammissibilità legale oltre che per accertare il corretto impiego del sistema.
3. Le sole pubbliche
amministrazioni devono comunicare le procedure che intendono adottare
all’Autorità per l’informatica nella Pubblica Amministrazione che ne conserva
copia.
ART. 17 - SISTEMI DI ARCHIVIAZIONE PREESISTENTI
1. Le regole tecniche dettate con la Deliberazione 28 luglio 1994, n. 15, continuano ad applicarsi ai sistemi di archiviazione ottica già esistenti o in corso di acquisizione al momento dell’entrata in vigore della presente Deliberazione.
ART. 18 - MIGRAZIONE DEGLI ARCHIVI PREESISTENTI
1. I documenti archiviati in osservanza delle regole tecniche di cui alla Deliberazione 28 luglio 1994, n. 15, possono essere trasferiti in un archivio conforme alla presente Deliberazione se vengono acquisiti con le modalità previste per i documenti formati all’origine su supporto informatico, di cui all’art. 6, comma 1, lettera b).
IL PRESIDENTE IL
SEGRETARIO
